Lokacin aiki a cikin Excel, wasu Tables sun kai girman girman girman. Wannan ya haifar da gaskiyar cewa girman takardun ya ƙaru, wani lokacin kai har mazinari megabytes ko fiye. Ƙara yawan nauyin littafi na Excel yana haifarwa ba kawai ga karuwa a cikin yawan sarari da yake zaune a kan rumbun ba, amma, mafi mahimmanci, don jinkirin rawar aiwatar da ayyuka da matakan da ke ciki. Kawai sanya, lokacin da kake aiki tare da irin wannan takarda, Excel yana fara ragu. Saboda haka, batun batun ingantawa da rage girman irin waɗannan littattafan ya zama gaggawa. Bari mu ga yadda zaka iya rage girman fayil a Excel.
Hanyar rage girman littafin
Ya inganta fayilolin da aka fadada ya kamata a cikin hanyoyi da dama yanzu. Masu amfani da yawa ba suyi tsammani ba, amma sau da yawa littafin littattafai na Excel ya ƙunshi bayanai marasa mahimmanci. Lokacin da fayil din ƙananan, ba wanda ya kula da shi, amma idan takardun ya zama mawuyacin hali, kana buƙatar inganta shi tare da dukkan sigogi.
Hanyar 1: rage yawan aiki
Yanayin aiki shine yankin da Excel yake tunawa da ayyukan. A yayin da aka sauke wani takardun, shirin zai kaddamar da dukkanin sassan jikin aiki. Amma ba koyaushe yayi daidai da kewayon wanda mai amfani ke aiki ba. Alal misali, wurin da ba a dagewa ba da wuri ba a ƙasa da tebur zai fadada girman girman aiki zuwa rawar da aka samo wannan wuri. Ya bayyana cewa lokacin da aka sake yin rajista, Excel zai aiwatar da jakar kullun a kowane lokaci. Bari mu ga yadda zaka iya gyara wannan matsala ta hanyar misali na takamaiman tebur.
- Na farko, duba girmansa kafin ingantawa, don kwatanta abin da zai kasance bayan hanya. Ana iya yin wannan ta hanyar motsa zuwa shafin "Fayil". Je zuwa sashen "Bayanai". A cikin ɓangaren dama na bude taga an nuna manyan kaddarorin littafi. Abu na farko abu na kaya shine girman takardun. Kamar yadda kake gani, a cikin yanayinmu akwai 56.5 kilobytes.
- Da farko, ya kamata ka gano yadda ainihin wurin aiki na takardar ya bambanta daga abin da mai amfani yake bukata. Wannan abu ne mai sauƙin sauƙi. Muna zama a kowace tantanin launi da kuma buga maɓallin haɗin Ctrl + Ƙarshen. Excel nan da nan ya motsa zuwa cell din ta ƙarshe, wanda shirin ya ɗauka matsayin matsayin karshe na ɗayan aikin. Kamar yadda kake gani, a cikin shari'armu, wannan layin 913383. Saboda cewa lakabi yana ɗauke da kawai layukan farko guda shida, ana iya bayyana cewa layin 913377, a gaskiya, wani nauyin mara amfani, wanda ba wai kawai ƙara girman fayil ba, amma, saboda Cikakken rikicewa na dukkanin shirin yayin yin wani aiki, yana haifar da jinkirin aiki a kan takardun.
Tabbas, a gaskiya, irin wannan babban rata tsakanin ɗakunan aiki na musamman da wanda Excel ya dauka saboda shi yana da mahimmanci, kuma mun ɗauki irin wannan adadi na tsabta. Kodayake, wasu lokuta ma akwai lokuta yayin da duk bangare na takarda an dauke shi wurin aiki.
- Domin gyara wannan matsala, kana buƙatar share duk hanyoyi, fara daga komai na farko kuma zuwa ƙarshen takardar. Don yin wannan, zaɓi maɓallin farko, wanda yake tsaye a ƙasa da teburin, sa'annan danna maɓallin haɗin Ctrl + Shift + Down Arrow.
- Kamar yadda kake gani, bayan haka, an zaɓi duk abubuwan da aka rubuta na farko, wanda ya fara daga tantanin halitta da kuma ƙarshen tebur. Sa'an nan kuma danna abun ciki tare da maɓallin linzamin kwamfuta na dama. A cikin jerin mahallin da aka buɗe, zaɓi abu "Share".
Masu amfani da yawa suna ƙoƙari su share ta danna maballin. Share a kan keyboard, amma wannan ba daidai bane. Wannan aikin ya tabbatar da abinda ke cikin sel, amma bai share su ba. Saboda haka, a cikin yanayinmu ba zai taimaka ba.
- Bayan mun zaɓi abu "Share ..." a cikin mahallin menu, ƙananan cell cire taga yana buɗewa. Mun sanya a cikin shi canza zuwa matsayin "Iri" kuma danna maballin "Ok".
- An share dukkanin layin da aka zaba. Tabbatar da sake sake littafin ta danna kan gunkin diskette a kusurwar hagu na taga.
- Yanzu bari mu ga yadda ya taimaka mana. Zaɓi kowane salula a cikin tebur kuma rubuta gajeren hanya Ctrl + Ƙarshen. Kamar yadda ka gani, Excel ya zaba sel na ƙarshe na teburin, wanda ke nufin cewa yanzu shine kashi na karshe na ɗayan aikin da takardar.
- Yanzu mun matsa zuwa sashe "Bayanai" shafuka "Fayil"don gano yadda nauyin aikinmu ya rage. Kamar yadda ka gani, yanzu yanzu 32.5 KB. Ka tuna cewa kafin tsarin ingantawa, girmansa ya kai 56.5 KB. Saboda haka, an rage ta fiye da sau 1,7. Amma a wannan yanayin, babban nasara ba ma mahimmiyar nauyin fayil din ba, amma gaskiyar cewa yanzu an cire shirin din daga sake gano nauyin da ba a amfani dashi ba, wanda zai inganta karfin tafiyar da kayan aiki.
Idan littafin ya ƙunshi nau'i-nau'i daban-daban da kuke aiki tare, kuna buƙatar aiwatar da irin wannan hanya tare da kowanne daga cikinsu. Wannan zai kara rage girman takardun.
Hanyar 2: kawar da tsarawa ta ƙarshe
Wani muhimmin mahimmanci wanda yake sanya takardun Excel mai yawa shi ne sabon tsari. Wannan na iya haɗa da amfani da nau'ikan fontsiyoyi, iyakoki, siffofin lambobi, amma da farko yana damuwa game da cika kwayoyin da launi daban-daban. Don haka kafin ka tsara fayil ɗin, kana buƙatar tunani sau biyu, kuma ko ya cancanci yin shi ko kuma ba tare da wannan hanya ba, zaka iya yi.
Wannan gaskiya ne ga littattafan da ke dauke da adadin bayanai, wanda kansu suna da girman girma. Ƙara tsara zuwa littafi zai iya ƙara nauyinta har sau da yawa. Saboda haka, wajibi ne a zabi "ma'anar zinariya" tsakanin bayyanar bayanin da aka gabatar a cikin takarda da girman fayil, don tsara tsarin kawai inda yake da gaske.
Wani matsala dangane da tsarawa, nauyi, shi ne cewa wasu masu amfani sun fi so su tsara tsarin "tare da gefe." Wato, suna tsara ba kawai tebur kanta ba, har ma da kewayon da yake ƙarƙashinsa, wani lokacin ma har ƙarshen takardar, tare da sa ran cewa idan aka ƙara sabbin layuka zuwa teburin, bazai buƙatar sake tsara su ba a kowane lokaci.
Amma ba a san daidai lokacin da za a kara sabbin layi ba kuma da yawa za a kara da su, kuma tare da irin wannan tsari na farko za ku sa fayil ɗin har yanzu, wanda kuma yana da mummunar tasiri a kan gudun aiki tare da wannan takardun. Sabili da haka, idan kun yi amfani da tsarawar zuwa kullun jaka wanda ba a haɗa su a teburin ba, to lallai ya kamata ku cire shi.
- Da farko, kana buƙatar zaɓar dukkan sassan da ke ƙarƙashin kewayon tare da bayanan. Don yin wannan, danna kan lambar lambobi na farko a kan madaidaiciyar panel. An nuna dukkan layin. Bayan wannan amfani da haɗin maɓallin hotuna da muka riga mun sani. Ctrl + Shift + Down Arrow.
- Bayan wannan, dukkanin layukan da ke ƙasa da ɓangaren tebur da aka cika da bayanan da aka haskaka. Da yake cikin shafin "Gida" danna kan gunkin "Sunny"wanda aka samo a kan tef a cikin asalin kayan aiki Ana gyara. Ƙananan menu yana buɗewa. Zaɓi matsayi a ciki "Fassarar Daftarin".
- Bayan wannan aikin a cikin dukkanin sassan da aka zaba, za a cire tsarin.
- Hakazalika, zaka iya cire tsarawar ba dole ba a cikin tebur kanta. Don yin wannan, za mu zaɓin sel guda ɗaya ko wani kewayon wanda muke la'akari da tsarawa don zama mai amfani kaɗan, danna kan maballin. "Sunny" A kan tef kuma daga jerin, zaɓi abu "Fassarar Daftarin".
- Kamar yadda kake gani, an tsara cikakken tsarin a cikin kewayon da aka zaɓa na tebur.
- Bayan haka, za mu koma wannan kewayon wasu abubuwa masu tsarawa da muke la'akari da su: iyakoki, siffofin digiri, da dai sauransu.
Matakan da ke sama za su taimaka wajen rage girman aikin littafin na Excel da sauri don yin aiki a ciki. Amma ya fi kyau a yi amfani da tsarin kawai kawai inda ya dace kuma ya cancanta, fiye da yin amfani da lokaci wajen gyara aikin.
Darasi: Tsarin Tables na Excel
Hanyar 3: share haɗin
A cikin wasu takardu, mai yawa yawan haɗe-haɗe, daga inda dabi'u suke jawowa. Hakanan zai iya rage jinkirin gudunmawar aiki a cikinsu. Hanyoyin waje zuwa wasu littattafai suna tasiri sosai akan wannan zane, ko da yake haɗin ciki yana da mummunan tasiri akan gudun. Idan tushen da abin da ke haɗin ke ɗauke da bayanin ba a sabunta shi ba, wato, yana da mahimmanci don maye gurbin adiresoshin adireshin cikin sel tare da dabi'u na al'ada. Wannan zai iya ƙara gudun aiki tare da takardun. Zaka iya ganin idan mahaɗin ko darajar ta kasance a cikin wani ƙirarriyar ƙira; za ka iya a cikin tsari ta hanyar zabin bayan zabi na kashi.
- Zaɓi yankin da ya ƙunshi alaƙa. Da yake cikin shafin "Gida", danna kan maɓallin "Kwafi" wanda aka samo a kan rubutun a cikin ƙungiyar saitunan "Rubutun allo".
A madadin, bayan zaɓan kewayon, zaka iya amfani da haɗin maɓallan zafi. Ctrl + C.
- Bayan mun kwace bayanan, kada ka cire zabin daga yankin, amma danna kan shi tare da maɓallin linzamin linzamin dama. An kaddamar da menu na mahallin. A ciki a cikin asalin "Zaɓuɓɓukan Zaɓuka" Dole a danna kan gunkin "Darajar". Yana kama da hoton hoto tare da adadin da aka nuna.
- Bayan haka, za a maye gurbin duk alaƙa a cikin yankin da aka zaɓa tare da dabi'u masu kididdiga.
Amma dole ne a tuna da cewa wannan zaɓi na gyaran littafin littafin Excel ba kullum karɓa ba ne. Ana iya amfani dashi ne kawai lokacin da bayanai daga asalin asalin ba su da dadi, wato, ba su canza tare da lokaci.
Hanyar 4: Tsarin canji
Wata hanyar da za ta rage girman fayil shine canza yanayinsa. Wannan hanya yana taimakawa fiye da dukan sauran mutane don matsawa littafi, duk da cewa zaɓin da aka gabatar a baya ya kamata a yi amfani dasu.
A cikin Excel, akwai fayilolin fayiloli "'yan asali" da yawa - xls, xlsx, xlsm, xlsb. Tsarin xls shine ƙaddamar saiti don tsarin shirin na Excel 2003 da kuma a baya. An riga ya wuce, amma, duk da haka, masu amfani da yawa suna ci gaba da amfani. Bugu da ƙari, akwai lokuta idan za ku sake komawa aiki tare da fayiloli tsohuwar da aka halitta shekaru da yawa da suka wuce ko da a lokutan rashin tsarin zamani. Ba a ambaci gaskiyar cewa shirye-shiryen ɓangare na uku waɗanda ba su san yadda ake amfani da sassan takardun Excel na gaba ba tare da littattafai tare da wannan tsawo.
Ya kamata a lura cewa littafin tare da tsawo xls yana da girman girman girma fiye da fasalin zamani na tsarin xlsx, wanda Excel ke amfani dashi a matsayin babban. Da farko, wannan shi ne saboda gaskiyar cewa fayilolin xlsx, a gaskiya, suna matsawa cikin tarihin. Saboda haka, idan kuna amfani da tsawo xls, amma kuna so ku rage nauyin littafin, to wannan za'a iya yin hakan ta hanyar sake sake shi a tsarin xlsx.
- Don sauya takardun aiki daga tsarin xls zuwa tsarin xlsx, je shafin "Fayil".
- A cikin taga wanda ya buɗe, nan da nan ku kula da sashe "Bayanai"inda aka nuna cewa a halin yanzu nauyin takardun yana 40 Kb. Kusa, danna sunan "Ajiye Kamar yadda ...".
- A ajiye taga yana buɗewa. Idan kuna so, za ku iya zuwa sabon shugabanci a ciki, amma ga mafi yawan masu amfani yana da mafi dacewa don adana sabon rubutun a wuri ɗaya a matsayin tushen. Sunan littafin, idan an so, za a iya canza a cikin filin "File Name", ko da yake ba dole ba ne. Abu mafi mahimmanci a cikin wannan hanya shine saka a filin "Nau'in fayil" ma'ana "Littafin aikin Excel (.xlsx)". Bayan haka, za ka iya danna maballin "Ok" a kasan taga.
- Bayan ajiyar an yi, je zuwa sashe "Bayanai" shafuka "Fayil", don ganin yadda aka rage nauyin. Kamar yadda kake gani, yanzu yanzu 13.5 KB a kan 40 KB kafin a yi hira. Wato, adana ɗaya a cikin tsarin zamani ya bamu damar damfara littafi kusan sau uku.
Bugu da ƙari, a cikin Excel akwai sabon tsarin xlsb na zamani ko littafin binary. A ciki, an ajiye takardun a cikin tsarin binary binary. Wadannan fayilolin suna la'akari da kasa da xlsx littattafai. Bugu da ƙari, harshen da aka rubuta su shine mafi kusa da Excel. Saboda haka, yana aiki tare da irin waɗannan littattafan sauri fiye da wani tsawo. Bugu da ƙari, littafin da aka ƙayyade dangane da ayyuka da yiwuwar amfani da kayan aiki daban (tsarawa, ayyuka, graphics, da dai sauransu) ba ƙari ba ne ga tsarin xlsx kuma ya wuce tsarin xls.
Babban dalilin da yasa xlsb bai zama tsoho a cikin Excel ba shine shirin na ɓangare na uku ba aiki tare da shi ba. Alal misali, idan kana buƙatar fitar da bayanai daga Excel zuwa shirin na 1C, za'a iya yin haka tare da takardun xlsx ko xls, amma ba tare da xlsb ba. Amma, idan ba ku yi shirin canja bayanan bayanai zuwa wani tsari na ɓangare na uku ba, to, za ku iya ajiye takardun a cikin hanyar xlsb. Wannan zai ba ka damar rage girman takardun da kuma ƙara girman aiki a ciki.
Hanyar ajiye fayil a cikin xlsb tsawo yana kama da abin da muka yi domin girman xlsx. A cikin shafin "Fayil" danna abu "Ajiye Kamar yadda ...". A bude bude taga a fagen "Nau'in fayil" Dole a zabi wani zaɓi "Littafin ɗan littafin bidiyo na Excel (* .xlsb)". Sa'an nan kuma danna maballin. "Ajiye".
Muna kallon nauyin takardun a cikin sashe. "Bayanai". Kamar yadda ka gani, ya rage yawanci kuma yanzu yanzu 11.6 KB.
A taƙaice, zamu iya cewa idan kuna aiki tare da fayil a cikin tsari, hanya mafi mahimmanci don rage yawanta shine don adanawa a cikin tsarin xlsx na zamani ko xlsb. Idan kun riga kuka yi amfani da waɗannan kariyar fayiloli, to, don rage nauyin su, ya kamata ku daidaita wurin aiki, cire tsarin sakewa da kuma hanyoyin da ba dole ba. Za ku sami mafi girma idan kunyi dukkan waɗannan ayyuka a cikin wani hadaddun, kuma kada ku ƙuntata kanku da zaɓi ɗaya.
